Le publipostage vous permet de créer un lot de documents personnalisés pour différents destinataires. Par exemple, vous pouvez personnaliser une lettre type afin de vous adresser à chaque destinataire par son nom. Une source de données (liste, feuille de calcul ou base de données) est associée au document. Les espaces réservés (appelés champs de fusion) indiquent à Word les emplacements dans le document où inclure les informations de la source de données.
Vous travaillez sur le document principal dans Word en insérant des champs de fusion pour le contenu personnalisé à inclure. Une fois le publipostage terminé, le document de publipostage génère une version personnalisée de lui-même pour chaque nom de la source de données.
Sources de données
La première étape de la configuration d’un publipostage consiste à sélectionner la source de données que vous utiliserez pour les informations personnalisées. Les feuilles de calcul Excel et les listes de contacts Outlook sont les sources de données les plus courantes, mais vous pouvez aussi utiliser des bases de données compatibles avec Word. Si vous n’avez pas de source de données, vous pouvez la créer dans Word dans le cadre du processus de publipostage.
Pour plus d’informations sur les sources de données, voir sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.
Excel ou Outlook
Si vous savez que vous allez utiliser Excel ou Outlook comme source de données, veuillez consulter :
Types de documents
Word fournit des outils pour incorporer vos données dans les types de documents suivants. Pour plus d’informations sur chaque type, veuillez cliquer sur les liens fournis :
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Lettres qui incluent une formule de salutation personnalisée. Chaque lettre est imprimée sur une feuille de papier distincte.Créer et imprimer un lot de lettres personnalisées
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E-mail où l’adresse du destinataire est la seule adresse sur la ligne À. Vous pourrez envoyer les courriers directement à partir de Word.
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Enveloppes ou étiquettes dont les noms et les adresses proviennent de votre source de données.
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Répertoire répertoriant un lot d’informations pour chaque élément de votre source de données. Utilisez-le pour imprimer votre liste de contacts, ou pour répertorier des groupes d’informations. Par exemple, si vous êtes enseignant, ces groupes peuvent correspondre aux étudiants de chacune de vos classes. Ce type de document est également appelé fusion de catalogue.
Créer un annuaire de noms, d’adresses et d’autres informations
Sources de données
La première étape de la configuration d’un publipostage consiste à sélectionner la source de données que vous utiliserez pour les informations personnalisées. Les feuilles de calcul Excel et les listes de contacts Outlook sont les sources de données les plus courantes, mais si vous n’avez pas encore de source de données, vous pouvez en créer une dans Word, dans le cadre du processus de publipostage.
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Une feuille de calcul Excel constitue une bonne source de données pour une opération de fusion et publipostage si toutes les données figurent sur une seule feuille et sont mises en forme de façon à pouvoir être lues par Word. Pour plus d’informations, voir Préparer votre source de données dans Excel pour un publipostage dans Word pour Mac.
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La liste des contacts Outlook contient des données dans un format pouvant être lu par Word. Veuillez consulter la page Utiliser des contacts Outlook comme source de données pour une opération de publipostage
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Un fichier de données Word est une source de données que vous pouvez créer à la volée dans Word. Si vous souhaitez en savoir plus, veuillez consulter la page Configurer une liste de publipostage avec Word.
Types de documents
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Lettres qui incluent une formule de salutation personnalisée. Chaque lettre est imprimée sur une feuille de papier distincte.Créer et imprimer un lot de lettres personnalisées
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E-mail où l’adresse du destinataire est la seule adresse sur la ligne À. Vous pourrez envoyer les courriers directement à partir de Word.
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Enveloppes ou étiquettes dont les noms et les adresses proviennent de votre source de données.
Si vous ouvrez un document de publipostage créé avec l’application de bureau Word, Word Web App conserve tous ses paramètres de publipostage, mais ne vous permet pas d’effectuer le publipostage ou d’en modifier les paramètres.
Si vous disposez de l’application de bureau Word, ouvrez-y le document pour y effectuer le publipostage.
